Azərbaycan Respublikasının diplomatik nümayəndəlik və konsulluqlarında notariat hərəkətləri aparılmasının əsas qaydaları

Notariat hərəkətlərinin aparılması müddəti.  
Notariat hərəkətləri lazım olan bütün sənədlərin təqdim olunduğu və dövlət rüsumu ödənildiyi gün aparılır.

İdarələrin, müəssisələrin və təşkilatların vəzifəli şəxslərindən əlavə məlumatlar və ya sənədlər tələb etmək, yaxud sənədləri Azərbaycan Respublikasının müvafiq orqanlarına ekspertizaya göndərmək lazım gəldikdə, notariat hərəkətlərinin aparılması bir aydan artıq olmayan müddətə təxirə salına bilər.
Təsdiq edilməli olan hüquq və ya fakt barəsində mübahisə edən digər əlaqədar şəxsdən ərizə alınması haqqında Azərbaycan Respublikasının məhkəmələrindən məlumat gəldikdə, notariat hərəkətlərinin aparılması məhkəmədə iş həll edilənədək dayandırılmalıdır.

Notariat hərəkətləri aparılan şəxslərin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədlər
Notariat hərəkətlərini apararkən konsul notariat hərəkətlərinin aparılması üçün müraciət etmiş şəxslərin, onların nümayəndələrinin və ya hüquqi şəxslərin nümayəndələrinin şəxsiyyətini aşağıdakı sənədlər əsasında müəyyən edir: 

• Azərbaycan Respublikası vətəndaşının şəxsiyyət vəsiqəsi;
• Azərbaycan Respublikası vətəndaşının ümumvətəndaş pasportu;
• Azərbaycan Respublikası vətəndaşının xidməti pasportu;
• Azərbaycan Respublikası vətəndaşının diplomatik pasportu;
• Azərbaycan Respublikası vətəndaşının sürücülük vəsiqəsi (Nəqliyyat vasitəsinin müvəqqəti əvəzsiz istifadəyə verilməsinə dair etibarnamə təsdiq edilərkən etibar edənin şəxsiyyətini müəyyən etmək məqsədilə);
• Azərbaycan Respublikası vətəndaşının doğum haqqında şəhadətnaməsi (yalnız 16 yaşı tamam olmamış yetkinlik yaşına çatmayanlara münasibətdə);
• Azərbaycan Respublikasının hərbi hissələrin və hərbi idarələrin komandanlığının verdiyi şəxsi vəsiqə və ya hərbi bilet (Hərbi qulluqçuların şəxsiyyətini müəyyən etmək məqsədilə);

Dənizçilərin şəxsiyyəti onların şəxsiyyətini təsdiq edən sənəd əsasında müəyyən edilir.
Sənədlərin surətlərinin və sənədlərdən çıxarışların düzgünlüyü təsdiq edilərkən vətəndaşların şəxsiyyəti, həmçinin iş yeri üzrə idarə, müəssisə, təşkilat tərəfindən onlara verilmiş xidməti vəsiqə, tələbə bileti və ya sürücülük vəsiqəsi əsasında da müəyyən oluna bilər.

Sənədlərin imzalanması

Notariat qaydasında təsdiq edilən əqdlər, habelə ərizələr və başqa sənədlər konsulun iştirakı ilə imzalanır. Əgər əqd, ərizə və ya başqa sənəd konsulun iştirakı olmadan imzalanmışsa, onu imzalayan şəxs sənədi özünün imzaladığını şəxsən təsdiq etməlidir.

Şəxs əqdi, ərizəni və ya başqa sənədi cismani qüsuruna, xəstəliyinə və ya hər hansı başqa səbəbə görə özü imzalaya bilmədikdə əqdi, ərizəni və ya digər sənədi onun tapşırığı ilə, onun iştirakı ilə və konsulun iştirakı ilə başqa şəxs imzalaya bilər. Əgər notariat hərəkətinin aparılması üçün müraciət etmiş şəxs savadsız və kordursa, konsul ona sənədin mətnini oxumağa və bu barədə sənəddə qeyd yazmağa borcludur.

Əgər notariat hərəkətinin aparılması üçün müraciət etmiş şəxs kar, kor, kar-lal və ya savadsızdırsa, notariat hərəkəti aparılarkən onu başa salmağı bacaran savadlı şəxs mütləq iştirak etməli və öz imzası ilə təsdiq etməlidir ki, əqdin, ərizənin və ya digər sənədin məzmunu əqddə, ərizədə və digər sənəddə iştirak edən kar, kor və ya kar-lal şəxsin iradəsinə uyğundur.

Notariat hərəkətlərinin aparılması üçün zəruri sənədlərə dair tələblər

1. Pozuntu və qaralaması olan, təsdiq edilməmiş əlavələri olan sənədlərin, zədələndiyinə görə mətninin oxunması mümkün olmayan, yaxud karandaşla yazılmış sənədlərin notariat hərəkətlərinin aparılması üçün qəbul edilməsi qadağandır.
Əgər bir neçə vərəqdə ifadə olunmuş sənədlər nömrələnməmiş, qaytanlanmamış, vəzifəli şəxsin imzası ilə və sənədi verən idarənin, müəssisənin və təşkilatın möhürü ilə təsdiq edilməmişsə, bu sənədlər də qəbul edilmir.
 2. Notariat hərəkətləri aparılarkən aşağıdakılar nəzərə alınmalıdır:
• Notariat qaydasında təsdiq edilən əqdlərin və sənədlərin mətnləri aydın və dürüst yazılmalı, sənədin mətninə aid olan tarixlər və müddətlər heç olmasa bir dəfə sözlərlə, hüquqi şəxslərin adları isə onların orqanlarının ünvanı göstərilməklə ixtisarsız yazılmalıdır;
• fiziki şəxslərin soyadı, adı və atasının adı tam yazılmalı, onların yaşayış yeri göstərilməlidir;
• iki və daha artıq ayrıca vərəqdən ibarət olan sənədlər tikilməli, nömrələnməli və möhürlə təsdiq edilməlidir;
•  sənədin mətnində tərəflərin imzalamadıqları düzəlişlər yalnız təsdiq qeydinin sonunda konsul tərəfindən şərtləşdirilir.
Konsul notariat hərəkətlərinin aparılması üçün lazım olan məlumat və sənədləri idarələrdən, müəssisələrdən və təşkilatlardan tələb etmək hüququna sahibdir. Tələb olunan məlumat və sənədlər konsulun göstərdiyi müddətdə təqdim edilməlidir. Bu müddət bir aydan artıq ola bilməz.

Sənədlərin dublikatının verilməsi

Konsulun təsdiq etdiyi və ya verdiyi sənəd itirildikdə, konsul verdiyi və ya təsdiq etdiyi sənədlərin nüsxələri Azərbaycan Respublikasının dövlət notariat arxivinə təhvil verilənədək notariat hərəkətinin aparılmasını tapşırmış və ya barəsində notariat hərəkətləri aparılmış şəxsin, idarə, müəssisə və təşkilatın yazılı ərizəsinə əsasən itirilmiş sənədin dublikatını verir.

Sənədin dublikatında təsdiq edilmiş və ya verilmiş sənədin tam mətni olmalıdır. Sənədin dublikatında müəyyən olunmuş forma üzrə təsdiq qeydi aparılır.
Vəsiyyətnamənin dublikatı vəsiyyətnamədə göstərilən vərəsələrə yalnız vəsiyyət edənin ölümü haqqında şəhadətnamə vərəsələr tərəfindən təqdim edildikdən sonra verilə bilər. Vəsiyyətnamədə göstərilmiş vərəsələr öldükdə, vəsiyyətnamənin dublikatı onların vərəsələrinə, onlar vəsiyyət edənin ölümü haqqında şəhadətnamə (əgər əvvəllər bu cür şəhadətnamə təqdim olunmamışsa) və vəfat etmiş vərəsənin ölümü haqqında şəhadətnamə təqdim etdikdə verilə bilər. Konsul təsdiq olunmuş, yaxud verilmiş sənədin mahiyyətini dəyişməyən yalnız aşkar səhvləri və ya aşkar riyazi səhvləri öz təşəbbüsü və ya əlaqədar şəxslərin xahişi ilə düzəldə bilər.

Notariat hərəkətlərinin aparılması zamanı konsulun vəzifələri

Konsul öz vəzifələrini yerinə yetirərkən aşağıdakı tədbirləri həyata  keçirməlidir:
1) fiziki və hüquqi şəxslərə aparılan notariat hərəkətləri ilə bağlı onların hüquq və vəzifələrini izah etməli, qanuni mənafelərinin qorunması üçün köməklik göstərməlidir;
2) notariat hərəkətlərinin aparılması barədə onlara xəbərdarlıq etməlidir;
3) Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyə əməl etməli;
4) peşə fəaliyyətinin həyata keçirilməsi ilə əlaqədar ona məlum olan məlumatları gizli saxlamalıdır.